Suche App zur Dokument-Digitalisierung, -Organisation und -Suche

[poncho]

Hi,
Digitalisierung im Büro ist ja grundsätzlich nichts neues. Aber irgendwie scheint es keine gute App für das Ablegen von Dokumenten zu geben.

Ich suche eine App, mit der ich meine Dokumente (Briefe, Verträge, Rechnungen, ...) einfach per App scannen, OCRen und nach Kategorien (Ordner?) als PDF (auch mehrseitig) ablegen und später auch suchen kann. Idealerweise sollte die Ablage in Google Drive oder anderen entfernten Speichern stattfinden.

Gibt es sowas ansatzweise? Ich konnte bisher nichts finden.

 

[holms]

@poncho Hallo, ich würde die Aufgaben trennen.

Gut scannen mit OCR kannst du beispielsweise mit Scanbot, MDScan, Adobe Scan.

Wo du die Sachen ablegst, ist eine andere Frage. Das geht etwa über Teilen an einen Dateimanager und dann auch bei Google Drive.

Ansonsten geht das wohl auch alles mit der App von Google Drive:
Dokumente mit Google Drive scannen - Android-Gerät - Google Drive-Hilfe

 

[martinfd]

Hast Du Dir mal Microsoft Office Lens - PDF Scanner - Apps on Google Play angesehen ... kann zumindest auch etwas von dem, was Deine eierlegende Wollmilchsau können sollte ...

 

[poncho]

Scanbot und MDScan sehen sehr interessant aus. Bei Scanbot hab ich mal beim Hersteller angefragt, ob die OCR-Texte in der PDF eingebettet werden. Es gibt ja keine Testversion. MDScan klappt auch gut. Adobe Scan hab ich nicht getestet. Microsoft Office Lens erlaubt wohl keine eigene Auswahl des Dokumentrahmens und macht kein OCR. Ich werde diese Apps mal weiter testen. Danke

 

[holms]

Bei Scanbot hab ich mal beim Hersteller angefragt, ob die OCR-Texte in der PDF eingebettet werden.

Es wird ein durchsuchbares PDF gespeichert, in dem du auch Text markieren und kopieren kannst.

Die beste OCR Erkennung hat bei mir aber (leider) Adobe Scan. Wegen Registrierungspflicht und Upload mag ich die App eigentlich nicht. Jedoch kann ich trotzdem über eine lokale App speichern, wohin ich will.

 

[martinfd]

Microsoft Office Lens erlaubt wohl keine eigene Auswahl des Dokumentrahmens und macht kein OCR.

Die automatische Erkennung ist tatsächlich manchmal ein bisschen "hakelig", Du kannst aber nachher das Foto auch händisch nochmal ausschneiden. Und OCR kann Office Lens sehr wohl, so kannst Du das abfotografierte Dokument z.B. auch als WORD-Dokument abspeichern

 

[poncho]

Ich hatte bei Scanbot auch angefragt, welche OCR-Engine genutzt wird. Tesseract ist bei der Erkennung ja eher mau. Das wird es aber vermutlich sein, da es Open source ist. ABBYY oder LEADTOOL wären natürlich noch besser aber die sind halt nicht billig. Ich warte noch auf die Antwort.

Habe in Office Lens nichts für OCR gefunden. Aber das handling gefällt mir einfach nicht. Auch wenn es kostenlos ist. Das brauche ich so oft, da zahle ich lieber ein paar Euro.

 

[holms]

@poncho Ansonsten probier halt mal Adobe Scan.

Du musst dich leider kostenlos anmelden. Dein Scan wird hochgeladen und in der Adobe Cloud gespeichert - auch die OCR läuft serverseitig (dadurch aber eben wohl qualitativ besser). Anschließend kannst du aber die PDF-Datei über Teilen an alle möglichen Apps weitergeben, auch Google Drive.

Und danach halt die PDFs in der Adobe Cloud innerhalb der Scan-App löschen.

Wenn man damit klarkommt, hat man nach meiner persönlichen Erfahrung die beste OCR-Qualität im PDF-Dokument.

 

[Jorge64]

@holms :
Würdest du also sagen das Adobe scan bessere Ergebnis erzielt als scanbot?
Frage weil ich vor Jahren mal scanbot gekauft hatte, aber Adobe auch gut aussieht und ich mich jetzt für eine entscheiden möchte.
Docutain finde ich persönlich auch nicht schlecht.

 

[Jorge64]

Kann Docutain jedenfalls sehr empfehlen.
Aber da mir der Vergleich zu Adobe Scan fehlt, kann ich nicht sagen welche App bessere Ergebnisse erzielt.

 

[holms]

@Jorge64 Ich hatte Scanbot gekauft und bin aber auf Adobe Scan umgestiegen.

Die Scanqualität ist ähnlich gut, aber OCR bei Adobe Scan halt deutlich besser. Für mich ist das so wichtig, dass ich die Anmeldung bei Adobe dafür in Kauf nehme. Da ich Adguard nutze, sind die Tracker darin blockiert und für mich daher erträglich.

Docutain (Tracking Google und Microsoft) kenne ich bisher nicht, weiß auch nicht, wie da OCR läuft. Werde ich vielleicht mal ausprobieren...

 

[martinfd]

Ich bleibe bei Office Lens: die Scanqualität ist gut, OCR als WORD-File in OneDrive (da bin ich wegen Foto-Upload eh angemeldet) abgespeichert funtioniert zuverlässig und der "Datenhunger" der App ist mit drei Trackern (wie ich finde) auch noch erträglich

 

[holms]

@martinfd Naja, das ist wie bei Adobe. Wenn du da angemeldet bist, brauchen die kaum extra Tracker, da kann Microsoft ja alles selbst einbauen. Die genannten drei Third-party-Tracker sind zusätzlich.

@Jorge64 Wir haben eben hier mal eben Docutain etwas getestet, jedoch nur die für mich sehr wichtige OCR-Funktion:

Dazu haben wir ein mehrseitiges PDF-Dokument (bestehend aus als Bildern eingescannten Textseiten) mit Docutain und Adobe Scan als durchsuchbares/markierbares Dokument abgespeichert.

Dabei war die lokale OCR-Erkennung von Docutain sehr gut, wirklich nur minimal schlechter als die von Adobe Scan. . Es ist allerdings irritierend, dass in der PDF-Datei die Markierungen von Text sehr ungenau angezeigt werden.

Was sehr gut gefällt, ist die Fähigkeit, direkt auch bestehende PDF-Dateien zu öffnen und per OCR zu bearbeiten. Da fällt mir spontan gerade keine andere App ein, die das so hinbekommt.

Was mir nicht gefällt:

• Man kann nicht mehrere Dokumente auf einmal löschen. Jedes einzeln öffnen, um zu löschen, ist doch schon nervig.
• Die öffentlich gespeicherten Dokumente haben das Datum vorangestellt im Titel, was soll das?
• Beim direkten Teilen kann man keinen Namen für das Dokument eingeben, es heißt dann "Docutain.PDF". Das ist sehr unpraktisch
• Die Dateiendung pdf wird in Großbuchstaben geschrieben, das mag ich gar nicht.

Da sind also einige kleinere Sachen, die mich in der Bedienung stören (plus das Markieren von Text im PDF-Ergebnis. Trotzdem werde ich die App weiter behalten und ausprobieren. Danke für den Tipp.

 

[Jorge64]

@holms :
Vielen Dank fürs Testen und freut mich das sie dir zumindest in Teilen gefällt.
App wird auch regelmäßig mit Funktionen erweitert.

 

[braindealer]

Docutain verwende ich auch für das "Papierlose Büro" und zum Archivieren.

 

[holms]

Bin gespannt, wie sich Docutain weiterentwickelt. Ein paar Dinge sind halt komisch in der Bedienung.

@Jorge64 @braindealer
Habt ihr denn auch das Problem, dass Texte nicht genau markiert werden nach der OCR-Erkennung in Docutain? Beispiel: Ich markiere (mit Xodo) durch langes Drücken ein Wort, es sieht so aus, als sei das Wort nur teilweise markiert. Kopiere ich dann, wird aber das ganze Wort in Wirklichkeit kopiert.
Bei mit Adobe Scan OCR bearbeiteten Dokumenten ist das immer alles passgenau hinterher.

 

[Jorge64]

@holms :
Werde heute oder morgen mal paar scans machen und vergleichen.
Eventuell ist es mir bisher noch nicht wirklich aufgefallen.

 

[braindealer]

Ich werde das mal testen....bisher hab ich nur gescant und dann das Dokument in Ruhe gelassen

 

[zcover]

Hallo, wie sieht euer Workflow aus, damit die Dokumente möglichst klein bleiben?

Bisher bentutze ich Open_Note_Scanner von f-droid.

Open Note Scanner | F-Droid - Free and Open Source Android App Repository

Welche Software ist evlt. besser, nach Adobe wollte ich nicht laden?

Welche Software, welcher Workflow funktioniert evtl. besser?

Meine Hardkartonware:

https://thomaskekeisen.de/de/blog/ikea-pappis-scanner-dokument/

https://thomaskekeisen.de/resources/ikea_scanner_pappis/ikea-pappis-schritt-3-thumb.jpg

So möchte ich es haben:

Scanlio

https://www.smartphone-tipp.de/zubehoer/scannen-mit-handy/

MfG

zcover

 

[c.t]

Hab 'MDScan + OCR' von STOIK Soft installiert = 'Mobile Doc Scanner', z.Zt. im PlayStore kostenlos.

Bin 80 und möcht damit Arztrechnungen und Befundberichte durchsuchbar machen, archivieren, an Krankenkasse als PDF (jpg?) versenden, in meinem System leicht wiederfinden - auch durch Suchworte, die im Text vorkommen (was früher bei Bankbelegen/PDF in Windows möglich war; für den Versand sollte das Datenvolumen klein sein.

Möglicherweise müsste ich für die Suche nach Begriffen innerhalb der Dokumente ne spezielle (welche?) App verwenden oder vielleicht die Dokumente in Gmail als Entwurf abspeichern (was den Vorteil hätte, dass ich auch von anderen Geräten aus zugreifen könnte).

Vielleicht gibts auch bessere Apps für mein Ziel.
[MD Scan]

Beiträge automatisch zusammengeführt: 11.11.2022

Stoße Grad auf OCR-Qualität verschiedener Apps [ @holms ]